Política de Tratamiento de Datos Personales
Aviso de privacidad. TP ESPACIOS Y OFICINAS S.A.S., NIT 901.717.559-1, Carrera 9 # 113-52, Oficina 902, Bogotá D.C., teléfono 350 233 6157, es responsable del tratamiento de los datos personales que recoge en este sitio web, en la plataforma P/workspaces y en la ejecución de sus proyectos. Los usamos para atender sus solicitudes, cotizar y ejecutar proyectos, administrar cuentas de la plataforma, gestionar pagos, nómina y seguridad social cuando aplique, documentar las obras y cumplir obligaciones legales. Puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y pedir prueba de ella escribiendo a datospersonales@pworkspaces.com o en el formulario de solicitudes. Responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
1. Responsable del tratamiento
TP ESPACIOS Y OFICINAS S.A.S., NIT 901.717.559-1, Carrera 9 # 113-52, Oficina 902, Bogotá D.C., teléfono 350 233 6157. Correo de protección de datos: datospersonales@pworkspaces.com. Correo general: proyectos@pworkspaces.com. En adelante, «la Empresa». La Empresa opera la marca P/workspaces y la plataforma de gestión de proyectos del mismo nombre («la Plataforma»).
2. Marco legal y alcance
Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Aplica a todos los datos personales que la Empresa trate en este sitio web, en la Plataforma, por correo, en papel o en cualquier otro medio, y obliga a sus empleados, contratistas y encargados.
3. Definiciones
- Dato personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos (imagen, firma).
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; aquí, la Empresa.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo un proveedor de servicios en la nube.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: envío de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia. Transferencia: envío a otro responsable.
4. Principios
La Empresa aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581 de 2012, art. 4). Solo recoge los datos necesarios para cada finalidad y no los usa para fines distintos de los informados. La Empresa no vende datos personales ni envía publicidad.
5. Bases de datos, datos y finalidades
| Base de datos | Titulares | Datos | Finalidades |
|---|---|---|---|
| Contactos del sitio web | Personas que llenan el formulario de consulta | Nombre, cargo, empresa, correo, teléfono, sector y tamaño del equipo | Responder la consulta, preparar el diagnóstico y la propuesta, y hacer seguimiento comercial a esa solicitud |
| Usuarios de la Plataforma | Empleados, clientes, proveedores y contratistas con acceso | Nombre, correo, rol, proyectos, registro de accesos, tipo de dispositivo | Crear y administrar cuentas, controlar permisos, seguridad, auditoría y soporte |
| Colaboradores | Empleados, aspirantes y exempleados | Identificación, contacto, contrato, salario, nómina, seguridad social, cuenta bancaria, vacaciones, préstamos, equipos asignados y sus fotos, foto de perfil, incapacidades y soportes médicos | Cumplir el contrato y las obligaciones laborales, de nómina y seguridad social; SG-SST; control de activos; certificaciones laborales |
| Proveedores y contratistas | Personas naturales proveedoras, representantes, contactos y personal de obra | Identificación, RUT, cámara de comercio, cuenta bancaria, contacto, calificaciones, PILA, certificados de alturas, fotos y firmas | Selección, contratación, pagos, verificación de seguridad social y SG-SST, control de acceso a obra, evaluación |
| Clientes | Clientes personas naturales, representantes y contactos | Identificación, contacto, cargo, contratos, consultas y aprobaciones | Cotizar, contratar, ejecutar, facturar y dar posventa; acceso al portal de clientes |
| Registros de obra | Personal en obra, administración del edificio, firmantes de actas | Fotos con fecha, hora y ubicación GPS, firmas, nombre y cargo | Evidencia de calidad y avance, actas, protocolos, cortes y dossier de entrega |
Finalidades comunes: atender requerimientos de autoridades, defender a la Empresa en procesos, cumplir obligaciones contables y tributarias, y consultar listas restrictivas para prevenir el lavado de activos.
6. Datos sensibles
La Empresa trata datos de salud (incapacidades y sus soportes) solo para gestionar ausencias y el SG-SST, y datos biométricos (imagen y firma) solo para identificar a quien firma y documentar la obra. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y responder preguntas sobre ellos es facultativo. La Empresa pide una autorización expresa y aparte, limita el acceso a quien lo necesita y no condiciona ninguna actividad a entregarlos, salvo cuando la ley lo exija.
7. Niños, niñas y adolescentes
El sitio y la Plataforma no están dirigidos a menores de edad y la Empresa no recoge sus datos, salvo los de beneficiarios de empleados que exija la ley laboral o de seguridad social, con autorización de su representante y respetando su interés superior.
8. Ubicación de las fotos
Las fotos tomadas desde la Plataforma en un celular pueden incluir la ubicación GPS del momento, solo para probar dónde y cuándo se tomó la evidencia de obra. La ubicación solo se guarda si el usuario lo autorizó en la Plataforma y dio permiso en su dispositivo; puede negarlo sin dejar de usarla.
9. Derechos del titular
El titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC después de agotar el trámite ante la Empresa; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratis a sus datos (Ley 1581 de 2012, art. 8).
10. Responsable de atender solicitudes
Angela Serna, Oficial de Cumplimiento, atiende las consultas, reclamos y solicitudes en datospersonales@pworkspaces.com, en el formulario de solicitudes o en Carrera 9 # 113-52, Oficina 902, Bogotá D.C., de lunes a viernes en horario hábil.
11. Procedimiento
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informa el motivo y se responde dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento (Ley 1581 de 2012, art. 14).
- Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento): deben incluir identificación del titular, descripción de los hechos, dirección y los documentos que quiera hacer valer. Si están incompletos, se pide completarlos dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que se completen, se entiende que el titular desistió. Se responden en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y se responde dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes (art. 15). Mientras se tramita, el dato queda marcado como «reclamo en trámite».
- Quién puede pedir: el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a su favor. Para verificar la identidad se puede pedir copia del documento.
12. Encargados, transmisión y transferencia
La Empresa transmite datos a encargados que se obligan a aplicar esta política: Google LLC (Firebase, Google Cloud, Google Workspace y Google Analytics), donde se alojan la Plataforma, los archivos y la medición del sitio; EmailJS, que envía los mensajes del formulario de contacto; Aliaddo (software contable); Aportes en Línea (planilla PILA); Bancolombia y RappiPay (pagos de nómina y a proveedores); y ARL SURA (riesgos laborales). Algunos de estos servicios tienen servidores en Estados Unidos u otros países; la SIC incluyó a Estados Unidos entre los países con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017). La Empresa no transfiere datos a otros responsables salvo a clientes o administraciones de inmuebles cuando la ejecución de la obra lo requiera, o a autoridades que los soliciten legalmente.
13. Seguridad
La Plataforma usa acceso con usuario personal y roles, reglas de acceso por proyecto, cifrado en tránsito, almacenamiento en la nube con copias de seguridad del proveedor y registro de actividad. Los datos de nómina y salud solo los ve el personal de recursos humanos autorizado. Los incidentes de seguridad se reportan a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección.
14. Conservación
Los datos se conservan mientras dure la relación con el titular y después por el tiempo que exijan las normas contables, tributarias, laborales y de seguridad social, o el necesario para atender reclamaciones. Los datos de consultas del sitio web que no terminen en un proyecto se conservan hasta por dos (2) años. Cumplido el plazo, se suprimen o se anonimizan.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 25 de agosto de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras la Empresa ejerza su objeto social. Los cambios sustanciales se publicarán en esta página y se informarán en la Plataforma antes de aplicarlos; cuando cambie la finalidad se pedirá una nueva autorización.